در شرایط سخت تحریم و کرونا هیچ پروژه‌ای در فولاد مبارکه متوقف نشده است

رادیو فولاد بستر ارتباطی مناسبی است که در آن مسئولان علاوه بر اطلاع‌رسانی و ارائۀ گزارش عملکرد، به سؤالات متــعددی که برای کارکنان و خانوادۀ فولاد پیش می‌آیـــد، پاسـخ می‌دهند. سید وحید مدینه، مدیر قراردادهای خرید فولاد مبارکه، مهمان برنامـۀ رادیـو فولاد بود که بخـش‌هایـی از گفت‌وگوی وی با شنوندگان رادیو فولاد را ازنظر می‌گذرانید:

در خصوص اهم وظایف مدیریت قراردادهای خرید فولاد مبارکه توضیح دهید.

به‌طورکلی تمامی قراردادهای خرید خدمات شرکت فولاد مبارکه در این مدیریت منعقد می‌شود. قراردادهای خرید از سه زیرمجموعۀ قراردادهای خرید خدمات، قراردادهای توسعه و اجرای پروژه‌ها و واحد فروش اقلام مازاد تشکیل شده است.

قراردادهای توسعه و اجرای پروژه‌ها: وظیفۀ اصلی این واحد عقد قراردادهای توسعه و بهینه‌سازی واحدها و قراردادهای خارجی شرکت فولاد مبارکه است.

قراردادهای خرید خدمات: در این بخش، قراردادهای مربوط به فعالیت‌های خدماتی، تعمیراتی، آموزشی، تحقیقاتی، حمل‌ونقل و… انجام می‌شود.

فروش خدمات و اقلام مازاد: در این واحد ازلحاظ اقلام سیستمی و چابک‌سازی فرایندها و همچنین افزایش مبلغ فروش، اقدامات قابل‌توجهی نسبت به سال گذشته انجام شده است، ازجمله طراحی، بهینه‌سازی و یکپارچه‌سازی فروش خدمات و سیستم اقلام مازاد که با این اقدام، ارتباط پیمانکاران و مشتریان نواحی مختلف فولاد مبارکه به‌صورت سیستمی و مکانیزه انجام می‌شود و این امر باعث افزایش سرعت، بهره‌وری و چابکی سیستم و بالطبع افزایش رضایت مشتریان خواهد شد.

کاهش زمان درفروش اقلام مازاد و ضایعاتی و فروش خدمات باعث حذف هزینه‌های انبارداری، خواب سرمایه و بهبود فرایندها خواهد شد.

یکی از اقدامات شاخصی که با دستور مدیریت ارشد شرکت در حال انجام است، تحویل رایگان اکسیژن موردنیاز بیمارستان‌های دانشگاه علوم پزشکی کشور است.

درزمینۀ خرید خدمات و اجرای توسعه‌ها و پروژه‌ها چه برنامه‌های جدیدی تحقق یافته است؟

واحد قراردادهای خرید خدمات واحدی است که بر اساس درخواست دیگر واحدها اقدام می‌کند. انعقاد قرارداد با استارت‌آپ‌ها و شرکت‌های دانش‌بنیان در قالب پروژه‌های تحقیقاتی صورت گرفته و حجم قراردادهای منعقده درزمینۀ فعالیت‌های تحقیقاتی و توسعۀ بومی‌سازی، سال گذشته و امسال، افزایش چشم‌گیری داشته که نشان‌دهندۀ حمایت از شرکت‌های دانش‌بنیان در جهت نوآوری و بومی‌سازی است.

با توجه به اینکه در آستانۀ شروع سال جدید هستیم، شیوه و روش شما در تنظیم قراردادها با چه تغییراتی مواجه بوده است؟

امسال با توجه به نوسانات شدید قیمت‌ها در بازار و باوجود شرایط تحریم‌های ظالمانه وضعیت سختی داشتیم که قطعاً می‌توانست بر پروژه‌های ما تأثیرگذار باشد. ما سعی کردیم قراردادها را با کمک واحدهای مربوطه اصلاح و به‌روزرسانی کنیم؛ به‌این‌ترتیب هیچ پروژه‌ای در فولاد مبارکه متوقف نشد. امیدواریم در پروژه‌های سال آینده شرایط را به‌گونه‌ای مدیریت کنیم که نوسانات قیمت و شرایط بازار کمتر بر روند اجرای قراردادها تأثیر بگذارد.

در فرایند تعریف و پیشبرد قراردادها تعامل واحد شما با واحد مهندسی کارخانه چگونه است؟

مهنــدسی کارخانه یــکی از مــدیریت‌هایی است که ما با آن‌ها ارتباط نزدیـک داریم. تمـام پروژه‌های سرمایه‌گذاری تعریف‌شده در شرکت از طریق واحد مهندسی کارخانه به واحد قراردادهای خرید ارجاع می‌شود. یکی از ورودی‌های فرایند قراردادهای خرید شرایط خصوصی قرارداد یا فهرست‌بهای قراردادهای پروژه‌هاست که این امر توسط مهندسی کارخانه انجام و به واحد قراردادهای خرید ارجاع داده می‌شود.

با تأکید مدیرعامل شرکت بر طرح تحول دیجیتال و یکپارچه‌سازی عملکرد و اهداف، انتقال دانش و تجربه میان شرکت‌های گروه صورت می‌گیرد تا عملکردها هم‌سو با اهداف بلندمدت گروه باشد. در این خصوص توضیح دهید.

انتقال دانش و تبادل اطلاعات در شرکت‌های گروه انجام می‌شود و با اجرای پروژه تحول دیجیتال قطعاً این امر تسهیل می‌شود؛ اما هر شرکت به‌صورت مستقل قراردادهای خود را منعقد می‌کند و واحد ما فقط مربوط به قراردادهای شرکت فولاد مبارکه است. درزمینۀ فروش خدمات و اقلام مازاد به شرکت‌های گروه نیز اقدامات لازم صورت می‌گیرد.

دربارۀ جزئیات چابک سازی که در سیستم EIS صورت گرفته توضیح دهید.

«زمان» یکی از دغدغه‌های واحد خرید است و ما همواره در تلاشیم که در فرایندها بیش‌ازپیش چابک شویم. در راستای هوشمند سازی فرایندهای قراردادهای خرید تا جای ممکن فرایندها را چابک خواهیم کرد تا از این طریق، زمان انعقاد قرارداد تا حد ممکن کاهش یابد. فروش اقلام مازاد واحد نوپایی است که برای مدیریت بهینۀ اقلام مازاد و ضایعات شرکت ایجاد شده است. در راستای چابک‌سازی کل فرایندهای قراردادهای خرید از سیستم‌های الکترونیکی و هوشمندسازی فعالیت‌ها تا حد امکان استفاده خواهد شد تا بتوانیم دغدغۀ سازمان در خصوص زمان را مدیریت کنیم. در فرایند قراردادها، واحدهای دیگری مانند واحد کمیسیون معاملات، امور مالی، مهندسی کارخانه، حسابرسی، حراست، واحدهای متقاضی درخواست و پیمانکاران تأثیرگذارند که امیدواریم با کمک همۀ این واحدها بتوانیم در حداقل زمان ممکن قراردادها را منعقد کنیم.

به‌عنوان مدیر واحد قراردادهای خرید چه انتظاراتی از واحدهای دیگر دارید؟

فرایند مدیریت قراردادهای خرید، ورودی‌هایی دارد. انتظار ما از واحدهای مربوطه بیشتر مربوط به شرایط خصوصی قرارداد و فهرست‌بهاست. هرچه این شرایط خصوصی و فهرست‌بها کامل‌تر، شفاف‌تر و گویاتر باشد، هم بر فرایند واحد تأثیر بهتری می‌گذارد و هم از ادعاهای آتی جلوگیری می‌کند. قرارداد پیمانکاران کاملاً شفاف و روشن است. باید تعهدات طرفین دقیقا مشخص باشد و از هرگونه ابهام و تفسیر قرارداد جلوگیری شود. این‌ موارد کمک می‌کند فرایند قراردادها چابک‌تر و زمان اجرا کوتاه‌تر و ادعاها و هزینه‌ها کمتر شود. تناقض و ابهام در اسناد قراردادها باعث طولانی شدن فرایند مناقصه می‌گردد.

نحوۀ ارزیابی و نظارت بر قراردادها در فولاد مبارکه چگونه است؟

فولاد مبارکه سه نوع ارزیابی و نظارت دارد: ارزیابی ورود، ارزیابی انتخاب و ارزیابی عملکرد. ارزیابی ورود در مورد شرکت‌هایی است که می‌خواهند برای همکاری با فولاد مبارکه اعلام آمادگی کنند. متقاضیان مدارک و مستندات را ارائه می‌دهند و پس از ارزیابی اولیه و تأیید آن‌ها کد تأمین‌کننده اختصاص می‌یابد. ارزیابی انتخاب مختص به یک فعالیت مشخص و تخصصی است. ارزیابی عملکرد توسط دستگاه‌های نظارتی با توجه به پارامترهای مشخص‌شده صورت می‌گیرد. این نوع ارزیابی در تمدید و یا دعوت شرکت‌ها در مناقصات تأثیرگذار است.

در واحد مهندسی خرید چه فرایندهایی رخ می‌دهد؟

چند پارامتر مهم برای هر خرید عقلایی در نظر گرفته می‌شود و همواره تمام اهداف واحدهای خرید هم در راستای این پارامترهاست: زمان و قیمت مناسب، منبع مناسب و زمان تحویل. مدیریت قراردادهای خرید به کمک تمام واحدهای درگیر در این فرایند موارد مذکور را در قالب مهندسی خرید به انجام می‌رسانند.

برای سال آینده چه برنامه‌هایی دارید؟

چابک‌سازی و هوشمندسازی فرایندها در حال طراحی و برنامه‌ریزی است که در صورت پیاده‌سازی و استقرار، در زمان و کیفیت بسیار مؤثر است. درزمینۀ اصلاح شرایط قراردادها، با توجه به شرایط ویژۀ موجود، با کمک امور حقوقی، واحدهای مهندسی کارخانه، کمیسیون معاملات و سایر واحدهای درگیر، اقدامات خوبی در جهت اصلاح و به‌روزرسانی شرایط قراردادها انجام‌شده تا قراردادها در شرایطی بهینه منعقد گردد و چابکی لازم را داشته باشد و با انتخاب پیمانکار توانمند و متخصص بتوانیم پروژه‌های شرکت را در حداقل زمان ممکن پیش ببریم.